A bejelentésekre vonatkozó irányelv

1. Bevezetés

A Daikinnál elköteleződtünk amellett, hogy áttekinthető módon végezzük üzleti tevékenységünket. A teljes körű jogi megfelelőségért küzdünk tevékenységünk minden területén. A Daikin Europe Csoporton¹ belül az alkalmazottaknak be kell tartaniuk a Csoport Vállalati Etikai Szabályzatát, amely támogatja a megfelelő magatartást, és célja biztosítani, hogy semmilyen illegális tevékenység ne történjen az üzemeinkben. A Vállalati Etikai Szabályzat irányelvei minden ország és üzleti szektor esetén megegyeznek, ahol tevékenykedünk. A Vállalati Etikai Szabályzat weboldalunkon található: www.daikin.eu.

Mindenkit arra bátorítunk, hogy tegye fel kérdéseit és adjon hangot aggályainak, illetve jelentse be a vállalati tevékenységünknél tapasztalt, (feltételezetten) etikátlan vagy törvénytelen viselkedést. A Daikin Europe Csoport garantálja a bejelentések bizalmas módon történő kezelését.

A jelen Szabályzatban elmagyarázzuk, hogyan küldheti be bejelentését és miként végezzük el a vizsgálatokat egy bejelentés beérkezését követően. Továbbá részletezzük a bejelentést beküldő személyeknek garantált védelmet is.

2. Ki tehet bejelentést?

Bárki tehet bejelentést, aki feltételezett vagy megfigyelt helytelen viselkedést tapasztal a Daikin Europe Csoporton belül; alkalmazottak, illetve egyéb érdekelt felek, mint alvállalkozók, konzultánsok, szolgáltatók, ügynökök, ügyfelek stb.

3. Hol tehetek bejelentést?

Többféle módon tehet bejelentést. Ezek közül választhatja az Önnek legkényelmesebb csatornát.

• Bejelentését megteheti Daikin kapcsolattartójánál.
• Beküldheti bejelentését a heti 7 nap, napi 24 órában elérhető informátori forródróton keresztül. A forródrót online űrlapon vagy telefonon, az Ön által preferált nyelven keresztül fogadja a bejelentéseket. A forródrót a következő linken keresztül érhető el: http://daikineurope.ethicspoint.com.

A bejelentés elvégzéséhez kattintson a linkre, majd lépjen a „Bejelentés beküldése” részre.

• Válassza ki az országát, és jelölje meg a bejelentés preferált módját - online vagy telefonon keresztül. Ha a telefonos lehetőséget választja, megjelenik az országában használt telefonszám.
• Minden esetben kapni fog egy felhasználói azonosítót és egy jelszót. A platformon keresztül megosztjuk Önnel a kérdéseket és a kommunikációkat. Bármikor visszatérhet a platformra, dokumentumokat tölthet fel, vagy további kérdéseket tehet fel.
• Egyes országokban speciális bejelentő csatornát használunk, amely a helyi entitás² weboldalán érhető el.

4. Anonim módon is tehetek bejelentést?

Ez az lehetőség is rendelkezésre áll, viszont lehetséges, hogy egyes országokban ez jogilag nem megengedett³. Anonim módon bejelentheti az incidenseket, viszont néhány országban ez nem megengedett. Arra kérjük, hogy adjon meg elegendő részletet és tényszerű információt, hogy hatékonyan el tudjuk végezni a vizsgálatot.

5. Milyen jellegű incidenseket jelenthetek be?

Bármilyen jellegű aggályát bejelentheti, amelyre szeretné felhívni a figyelmünket, viszont a jelen Szabályzat célja a Daikin Europe Csoport Vállalati Etikai Szabályzata vagy az érvényben lévő törvények megsértésével vagy feltételezett megsértésével kapcsolatos bejelentések fogadásának részletezése. Az ilyen jellegű szabálysértések lehetnek például az emberi jogok megsértése, a versenyjog megsértése, bűncselekmény vagy a környezet károsítása.

6. Megvédenek, ha bejelentek egy incidenst?

A Daikin elkötelezett amellett, hogy megvédi Önt a kedvezőtlen következményektől, még abban az esetben is, ha a vizsgálat eredményeképpen nem történt szabálysértés. A megtorlás semmilyen formáját nem toleráljuk (elbocsátás, előléptetés megtagadása, felfüggesztés,...) azon személyekkel szemben, akik jóhiszeműen, alapos okkal hittek abban, hogy szabálysértés történt.

Ugyanakkor, büntetéssel nézhet szembe, ha tudatosan hamis információkat jelent be vagy hoz nyilvánosságra. Lehetséges, hogy kártérítést köteles fizetni, ha hamis bejelentést tesz vagy hamis információkat hoz nyilvánosságra.

7. Hogyan biztosítjuk a titoktartást?

A Daikin minden bejelentést, azok tartalmát, a bejelentő személy kilétét és az érintett személyeket bizalmasan kezel. A bejelentést egy vizsgálat elvégzéséhez fogjuk használni, illetve az eredménynek megfelelően végrehajtjuk a szükséges intézkedéseket.

Bizonyos tényszerű információkat vagy aggályokat nyilvánosságra fogunk hozni a jogi vagy egyéb eljárás keretében, amelyet a hatóságok kezdeményeznek. Továbbá akkor is nyilvánosságra hozhatjuk az információkat, ha úgy döntünk, a szabálysértést jelenteni kell a hatóságoknak és/vagy hivatalos panaszt fogunk tenni. A bejelentés tartalmát közölhetjük a vezetőséggel és/vagy a külső tanácsadókkal.

8. Mi történik a bejelentés beküldését követően?

Minden bejelentést komolyan veszünk, és megfelelő gondossággal kezelünk.

A Daikin Europe Csoport Auditáló Bizottsága vagy – ahol törvény írja elő – a helyi képviselő felelős a beérkezett bejelentések vizsgálatáért. A bejelentés beérkezése után az Auditáló Bizottság / helyi képviselő az alábbi lépéseket teszi:

• Az Auditáló Bizottság 7 napon belül elismervényt küld a bejelentő személynek a bejelentés fogadásáról.
• Ezután az Auditáló Bizottság eldönti, hogy a bejelentés elfogadható-e vagy sem. Abban az esetben, ha a bejelentés nem fogadható el – mivel kívül esik a jelen Szabályzat hatályán,– az Auditáló Bizottság értesíti a bejelentőt.
• Ha a bejelentés elfogadható, az Auditáló Bizottság elvégzi a vizsgálatot.
  • Az Auditáló Bizottság mások segítségét is kérheti, például az alvállalatokét vagy a vállalat részlegeiét.
  • Az Auditáló Bizottság meghallgathatja azon alkalmazottakat és/vagy harmadik feleket, akik tudhatnak a bejelentett incidensről.
  • Az Auditáló Bizottság átvizsgálja a bejelentett incidenshez kapcsolódó dokumentumokat.

• A vizsgálat elvégzését követően az Auditáló Bizottság döntést hoz az ügyben.
  • Ha a problémát megerősítik, az Auditáló Bizottság megteszi a megfelelő intézkedéseket az azonosított problémák megoldása érdekében.
  • Ha az azonosított incidens nem lett megerősítve, az ügyet elutasítják.

• Az Auditáló Bizottság 3 hónapon belül értesíti a bejelentő személyt a vizsgálat eredményéről.

Az Auditáló Bizottság teljes mértékben tiszteletben tartja a vizsgálatban érintett személyek jogát a védelemhez. Ezek a személyek információkat kapnak a tényekről és az aggályokról, és meghallgatják őket.

A Vállalati Etikai Szabályzat megsértése fegyelmi intézkedésekhez vagy a munkaviszony megszüntetéséhez vezethet. Ha a szabályok megsértését egy harmadik fél követi el, akkor megszüntethetjük az adott harmadik féllel vagy munkáltatójával fennálló szerződéses kapcsolatot.

9. Hogyan teszünk eleget az adatvédelmi törvényeknek?

A bejelentések kezelése érinti a személyes adatok feldolgozását is. Az incidenstől függően a Daikin Europe Csoport összegyűjthet olyan adatokat, mint a nevek, kapcsolattartási adatok, beosztások, rendszer hozzáférési naplók, és az incidenshez kapcsolódó részletek.

A vizsgálat időtartama alatt megőrizzük személyes adatait. Lehetséges, hogy a későbbiekben is megőrizzük egy bizonyos ideig - a kockázatelemzésünknek és a jogi követelményeknek megfelelően,- de soha nem tovább, mint ameddig a vonatkozó törvények lehetővé teszik azt. Bizonyos típusú adatok (pl. hozzáférési naplók) esetén rövidebb adatmegőrzési időszakok lehetnek érvényben. A legitim érdekeink alapján hosszabb ideig is megőrizhetjük az adatokat, például a potenciális jövőbeli jogviták és hatósági vizsgálatok esetén, de ezeket az adatminimalizálási irányelvekkel és az Ön jogaival összhangban tesszük.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy joga van az alábbiakhoz:

• A személyes adatok hozzáférése és másolat kérése.
• Pontatlan vagy nem teljes személyes adatok helyesbítése.
• Bizonyos körülmények között a személyes adatai törlése.
• A személyes adatai feldolgozásának korlátozása.
• A személyes adatai feldolgozása elleni tiltakozás a jogos érdekek alapján.
• A személyes adatok lekérése hordozható formátumban.
• Panasz benyújtása az Adatvédelmi Hatósághoz abban az országban, ahol az incidens bejelentése történt.

A részletes magyarázatokért és a jogai gyakorlásához, kérjük, keresse fel az Adatvédelmi koordinátorokat a dpc@daikineurope.com címen.

Az adatvédelmi gyakorlatainkra vonatkozó további információk az Adatvédelmi irányelvben találhatóak.⁴

10. Informátori eljárás és védelem az Európai Unióban

Az Európai Unióban a EU tagállamok törvényei és az úgynevezett EU Irányelv⁵ védelmet biztosít azon személyek számára, akik (feltételezett) törvénysértést jelentenek be („közérdekű bejelentések”).

Az ilyen jellegű védelem feltételei az alábbiak. Kérjük, ismerkedjen meg a vonatkozó törvények speciális követelményeivel:

• Alapos oka volt feltételezni, hogy az információk a bejelentés időpontjában valósak, és az adott információk a törvény hatálya alá esnek;
• A vonatkozó törvényekkel összhangban tette meg a belső vagy külső bejelentést, illetve a nyilvánosságra hozást.

A belső bejelentés azt jelenti, hogy a Daikin Europe Csoport egyik bejelentő csatornáját használta. Arra bátorítjuk, hogy először ezeket használja.

A külső bejelentés azt jelenti, hogy az EU tagállamban a kompetens hatóságoknál tette a bejelentést. Ezeket a kompetens hatóságokat az 1. melléklet tartalmazza. Azután használhatja a külső bejelentő csatornát, hogy megtette bejelentését a Daikin Europe Csoport belső csatorján keresztül, viszont ez a belső csatorna nem működött megfelelően.

A nyilvánosságra hozás azt jelenti, hogy közvetlenül a nyilvánosság felé teszi meg bejelentését például egy online platformon vagy közösségi médiaoldalon keresztül, illetve a médiával veszi fel a kapcsolatot. Nyilvánosságra hozás esetén akkor élvezi a védelmet, ha

• először belső és külső csatornákon is megtette a bejelentést, viszont a szabálysértés orvosolatlan maradt, illetve nem tették meg a megfelelő intézkedéseket, vagy
• alapos oka van azt feltételezni, hogy a közérdek közvetlen vagy nyilvánvaló veszélyeztetése áll fenn, vagy külső bejelentés esetén megtorlás fenyegetheti Önt.

Nem minden ügy közérdekű bejelentés, amely a Vállalati Etikai Szabályzat hatálya alá tartozik. Ezekre „etikai ügyekként” hivatkozunk. Az etikai ügyet bejelentő személy törvényi védelme nem egyezik meg a közérdekű bejelentést tévő személyével. Mindenesetre a Daikin Europe Csoport ugyanúgy kezeli a bejelentett etikai ügyeket: a jelen Szabályzat útmutatása és eljárásai vonatkoznak az összes beérkezett bejelentésre, tekintet nélkül arra, hogy azok közérdekű bejelentések vagy etikai ügyek.

11. Kérdések

Ha bármilyen kérdése merül fel, lépjen kapcsolatba velünk: C. Vyncke, igazgató és jogi főtisztviselő, Daikin Europe N.V.

E-mail: vyncke.c@daikineurope.com

1. MELLÉKLET: Releváns kompetens hatóságok a külső bejelentések benyújtásához

Ausztria	EU jogsértésekkel vonatkozó Külső Bejelentési Hivatal Bécsben
Belgium	Szövetségi ombudsman Vlaamse Ombudsman Brüsszel Fővárosi Régió ombudsmanja Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgária	Korrupcióellenes és Illegális Vagyonelkobzási Bizottság
Horvátország	A Horvát Köztársaság ombudsmanja
Ciprus	Lépjen kapcsolatba a helyi jogi tanácsadóval és/vagy az ombudsmani hivatallal a megfelelő csatorna meghatározásához, amelyen keresztül az informátorok megtehetik a bejelentést.
Cseh Köztársaság	Igazságügyi Minisztérium, Összeférhetetlenségi és Korrupcióellenes osztály
Dánia	Dán Adatvédelmi Hatóság
Észtország	Igazságügyi Minisztérium, Észt Bűnügyi Szabályozási Osztály
Finnország	Igazságügyi Minisztérium
Franciaország	Defenseur des Droits
Németország	A Németországi Igazságügyi Szövetségi Hivatal (Németország) az Informátorok védelmére vonatkozó törvénytervezete alapján illetékes Külső bejelentő testület
Görögország	Nemzeti Átláthatósági Hivatal
Magyarország	Alapvető jogok biztosa
Írország	Garda ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU)
Olaszország	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Lettország	Állami Kancellária, Informátori kapcsolattartás
Litvánia	Főügyészi Hivatal
Luxemburg	Luxemburgi Pénzügyi Szolgáltatások Hivatala - CSSF Luxemburgi Biztosítási Bizottság - CAA Luxemburgi Versenyhivatal Luxemburgi Regisztrációs Kötelezettségi, Ingatlan- és Adóügyi Hatóság - AED Luxemburgi Munkaügyi és Bányászati Felügyelet - ITM Luxemburgi Adatvédelmi Bizottság - CNPD Luxemburgi Egyenlő Lehetőségek Központja - CET Mediátor, küldetése része a külső ellenőrzések elvégzése olyan helyeken, ahol az embereket megfosztják a szabadságuktól Gyermek és ifjúsági ombudsman Luxemburgi Szabályozási Intézet - ILR Luxemburgi Audiovizuális Médiaszolgáltatások Független Szabályozója - ALIA Luxemburgi és Diekirch Ügyvédi Kamara Luxemburgi Közjegyzői Kamara Luxemburgi Orvosi Bizottság Természet-és Erdővédelmi Adminisztráció - ANF Vízügyi Kezelési Adminisztráció - AGE Légügyi Navigációs Adminisztráció - ANA Nemzeti Fogyasztói Ombudsman Szolgáltatás Építészek és Építészeti Tanácsadók Bizottsága - OAI Luxemburgi Okleveles Könyvelők Egyesülete - OEC Luxemburgi Könyvvizsgálók Intézete - IRE Luxemburgi Közvetlen Adóhatóság - ACD
Málta	Málta esetén a törvénybe foglalt kompetens hivatalokhoz kell megtenni a bejelentést. Ide tartoznak a következők: a Bevételi Biztos (CfR), Pénzügyi Intelligencia Elemzési Egység (FIAU), Málta Pénzügyi Szolgáltatási Hatóság (MFSA), Önkéntes Szervezeti Biztos (CVO), Korrupcióellenes Állandó Bizottság és az ombudsman.
Hollandia	Huis voor Klokkenluiders (the Netherlands)
Lengyelország	az ombudsman (a végleges törvényt még nem fogadták el - 2024. január)
Portugália	Főügyész
Románia	Igazságügyi Minisztérium
Szlovákia	Miniszterelnöki Hivatal / Korrupciómegelőzési Osztály Informátor Védelmi Hivatal
Szlovénia	Komisija za preprečevanje korupcije
Spanyolország	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya A Baleár-szigetek Korrupciómegelőzési Hivatala Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Svédország	Svéd Munkaügyi Hivatal

1 A Daikin Europe Csoport tagjai a Daikin Europe N.V. és a Daikin Europe Coordination Center N.V., azok ágazatai és alvállalatai, illetve az adott ágazatok és alvállalatok vonatkozó ágazatai és alvállalatai.

2 Ld. az olaszországi entitások weboldalait.

3 Amikor Csehországban vagy Magyarországon tett bejelentéssel van kapcsolatban, kérjen jogi tanácsot az anonim bejelentés előtt, mivel lehetséges, hogy a nemzeti törvények nem biztosítanak védelmet anonim bejelentések esetén.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 irányelve (2019. október 23.) az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről